Informe al propietario: qué contarle y cada cuánto

El informe de seguimiento al propietario es el resumen que tu agencia le envía cada cierto tiempo, siempre con la misma estructura, para contarle qué ha pasado con su inmueble: dónde está publicado, cuánta gente se ha interesado, cuántas visitas ha habido y qué dijeron, qué ofertas han llegado y qué propones a continuación. Bien hecho, sustituye a la llamada de «¿cómo va lo mío?» y prepara el terreno para la conversación más delicada, la del precio. Aquí tienes cada cuánto enviarlo, qué incluir y cómo contar las visitas y las ofertas sin adjetivos.

Para qué sirve el informe de seguimiento

Sirve para que el propietario sepa lo que pasa con su casa sin tener que preguntarlo. Un propietario que no recibe noticias puede pensar que no se está haciendo nada, aunque tu equipo lleve semanas enseñando el piso.

Y sirve a tu agencia: deja por escrito lo que se ha hecho y, cuando toque hablar del precio, la conversación parte de hechos que el propietario ha ido leyendo informe a informe, no de impresiones de última hora.

Por eso conviene tener claro lo que el informe no es:

• No es un folleto sobre lo bien que trabaja la agencia.
• No es una lista de visitas sin ninguna conclusión.
• No es una forma encubierta de presionar para bajar el precio.

Cada cuánto enviarlo y en qué formato

Con una cadencia fija que pactes con el propietario en la captación. Importa menos el número de días que la regularidad: el propietario tiene que saber cuándo le llega el siguiente.

• Cadencia. Por ejemplo, semanal mientras el inmueble está recién publicado y quincenal después. Lo que acuerdes, cúmplelo, también las semanas sin novedades.
• Formato. Corto y siempre en el mismo orden, para que pueda compararlo con el anterior. Un correo o una página bastan.
• Canal. El que use el propietario, y siempre por escrito, aunque luego lo comentéis por teléfono.
• Lo urgente no espera al informe. Una oferta se cuenta en cuanto llega, no en el resumen de la semana siguiente.

Qué incluir: las cinco partes del informe

Un informe útil responde a cinco preguntas, siempre en el mismo orden:

Y lo que no va: los nombres y teléfonos de quienes han visitado la casa, que son datos de otras personas, y tus notas internas. Al propietario le basta con saber cuántas personas fueron y qué dijeron.

Cómo contar las visitas sin opinar

Cuenta lo que la gente hizo y dijo, no lo que tú intuyes. Para eso hace falta un parte de cada visita rellenado al salir, con las mismas casillas para todo el equipo: cómo se quedaron (lo descartan, se lo piensan, quieren volver a verlo o van a hacer una oferta), qué les gustó y qué pegas pusieron. Tienes cómo montarlo en organizar las visitas inmobiliarias.

Tres reglas para que el resumen sea honesto:

• Con pocas visitas no hay tendencia. Si llevas tres, cuéntalas una a una. Tres opiniones no autorizan a decir «a la gente le parece caro».
• Números, no porcentajes. «Cuatro de las seis personas que lo han visto dicen que les parece oscuro» se entiende sin discusión; un porcentaje calculado sobre seis visitas invita a discutir la cifra en lugar del problema.
• Primero los hechos, luego tu lectura. Separa lo que dijeron de lo que tú opinas, y marca la segunda parte como tal.

Las ofertas: se cuentan antes de aceptarlas

Cada oferta se cuenta al propietario antes de aceptarla o de contestarla, también la que te parezca baja. La decisión es suya, y una oferta que no le llega es una oferta que no ha podido valorar.

Lo que tiene que saber de cada una:

• El importe y la fecha en que llegó.
• Cómo se pagaría: al contado, con hipoteca ya concedida, pendiente de que se la concedan o si el comprador tiene que vender antes su casa. Cambia mucho lo que vale una oferta.
• La distancia con lo que se pide, en número y sin adjetivos: «tantos euros por debajo del precio de salida», no «una oferta un poco baja».
• Las condiciones que ponga el comprador, como plazos o lo que se queda en la vivienda.

Si el propietario responde con otro número, apúntalo como contraoferta, con su fecha, para que el historial de lo ofrecido por ese inmueble quede completo. Tienes más detalle en ofertas de compra en una inmobiliaria.

Cómo proponer un ajuste de precio con datos

Con lo que el propio informe ha ido acumulando. Si varias visitas repiten la misma pega y esa pega es el precio, si las ofertas llegan lejos de lo que se pide o si los comparables de la zona dicen otra cosa, tienes argumentos que el propietario ya ha visto. Para los comparables, sigue el método de la valoración de inmuebles por comparación.

1. Reúne los hechos: visitas con parte y lo que se repite, ofertas con su distancia al precio y comparables.
2. Preséntalos antes que la propuesta, en el mismo orden de siempre.
3. Propón una cifra concreta y una fecha para volver a revisarla, no una rebaja abierta.
4. Deja que decida el propietario y anota lo que decida en el siguiente informe.

Bajar un precio es una conversación entre el propietario y su agente, y funciona mejor cuando los datos ya han llegado antes que la propuesta.

Cómo lo resuelve InmoCenter

InmoCenter guarda los hechos con los que se escribe el informe, y le da al propietario una forma de consultarlos por su cuenta:

• Visitas. Cada visita guarda cliente, propiedad, hora, resultado y observaciones, y queda en la ficha del inmueble y del contacto.
• El parte, con casillas. El parte de la visita lleva casillas además de texto. Con menos de cuatro visitas con parte no se resume nada: se dice cuántas hay. A partir de ahí, si una pega la repite al menos la mitad de las visitas con parte, se dice en número: cuántas de cuántas personas dicen lo mismo.
• Ofertas. Quedan registradas por inmueble, con su historia. Cada una guarda cómo se paga y se compara con lo que se pide con un número y su frase, sin adjetivos; la contraoferta del propietario queda registrada como tal.
• Antes de aceptar. Antes de aceptar una oferta hay que contársela al propietario, y aceptarla es una acción humana: la acepta una persona, con su sesión y su responsabilidad.
• Portal del propietario. Disponible y apagado de serie: lo enciende la agencia, en Ajustes. Dar acceso es decisión del responsable de la agencia, que genera un enlace para el propietario. Por ese enlace el dueño ve cómo va su inmueble: estado, dónde está publicado, qué falta y cuántas visitas ha habido.
• Lo que el portal no enseña. Ni los honorarios ni el precio del encargo, ni quién ha visitado la casa, ni los documentos del expediente. El enlace caduca, por defecto a los 180 días, y generar uno nuevo revoca el anterior.

Así el informe periódico se escribe con lo que ya está registrado, y el portal, si lo enciendes, contesta la pregunta de cada día. Puedes ver el recorrido completo, de la captación al cierre, en cómo funciona InmoCenter.