Ofertas de compra en una inmobiliaria: cómo registrarlas

Para no perder el hilo de las ofertas de compra, apunta cada una en cuanto llega (importe, cómo se paga, condiciones y hasta cuándo vale), cuéntasela al propietario aunque sea baja y deja constancia de su respuesta. Una oferta que solo vive en tu móvil no existe para el resto del equipo, y el día que el propietario pregunte qué se ha ofrecido por su casa, contestarás de memoria.

Por qué se pierden las ofertas

En muchas agencias la oferta es una palabra: la operación pasa a la fase «oferta» y ahí se queda. No hay importe ofrecido, ni fecha, ni condiciones, y sobre todo no hay historia. Si por el mismo piso llegan tres propuestas en dos semanas, en la ficha queda una etapa y nada más.

El problema aparece después. El propietario llama para preguntar qué se ha ofrecido, el agente que llevó la visita está de vacaciones y nadie sabe si la segunda oferta sustituía a la primera o era de otro comprador. O entra un agente nuevo y empieza de cero con compradores que ya habían puesto un número encima de la mesa.

Llevar las ofertas bien no es burocracia: es la única forma de contestar con datos a la pregunta que más le importa al propietario.

Qué apuntar de cada oferta

Una oferta útil para el equipo tiene siempre los mismos datos, y conviene recogerlos en el momento, no al final del día:

• Quién la hace y por qué inmueble, vinculada al contacto del comprador y a la ficha del piso.
• El importe ofrecido, que no es lo mismo que el precio anunciado ni que el precio final de venta.
• Cómo se paga: al contado, con la hipoteca ya concedida, pendiente de que se la concedan o condicionada a vender antes su vivienda.
• Las condiciones: plazos, muebles incluidos, fecha de entrega o cualquier otra cosa que el comprador ponga como requisito.
• Hasta cuándo vale: si el comprador pone una fecha límite, hay que tenerla a la vista.
• Si responde a otra oferta, para que la secuencia se entienda meses después.

La forma de pago merece atención especial. Dos ofertas por el mismo importe no valen lo mismo si una es al contado y la otra depende de que el comprador venda antes su casa: la segunda puede tardar más o torcerse. No es un juicio sobre la persona, es información que el propietario necesita para decidir.

Cómo trasladarla al propietario

La regla más sana es sencilla: toda oferta se traslada, también las bajas. El propietario es quien decide, y para decidir necesita ver todo lo que hay, no solo lo que al agente le parece razonable.

Al trasladarla, cuenta los hechos y deja las opiniones para la conversación: cuánto se ofrece, cuánto se aleja de lo que se pide, cómo se pagaría y qué condiciones lleva. Evita adjetivos como «buena» o «baja» por escrito; si esa valoración depende de cuánto lleva el piso en el mercado o de la prisa del propietario, es mejor hablarla que dejarla en un mensaje.

Y deja constancia de que se ha trasladado y de cuándo. Si más adelante hay una discusión sobre qué se le contó y qué no, ese registro es lo que protege a la agencia.

Contraofertas y fechas límite

Muchas negociaciones no se cierran con la primera oferta: el propietario responde con otro número y el comprador vuelve con una tercera cifra. Si cada paso se apunta como una oferta nueva que responde a la anterior, la historia se lee de un vistazo y nadie confunde una contraoferta del propietario con la oferta de otro comprador.

Las fechas límite son la otra trampa. Una oferta que caduca sin que nadie la mire es una venta que se puede perder en silencio. Revisa cada semana las ofertas que siguen vivas y las que están a punto de vencer, igual que revisas las visitas pendientes.

Cuando una oferta se acepta

Aceptar una oferta compromete a la agencia y al propietario, así que es una decisión humana: la toma el propietario y la registra una persona del equipo, no un automatismo. Y solo puede haber una aceptada por inmueble. Si la operación se cae, apunta qué pasó y por qué: también es parte de la historia del piso.

Después de la aceptación puede llegar una reserva o un contrato de arras. Conviene que el equipo tenga claro qué se pacta sobre esas arras. El artículo 1454 del Código Civil dice que si hubiesen mediado arras o señal en el contrato de compra y venta, podrá rescindirse el contrato allanándose el comprador a perderlas, o el vendedor a devolverlas duplicadas. Que ese efecto se aplique a un contrato concreto depende de cómo estén pactadas las arras: si el documento no lo deja claro, esa duda acaba en discusión, y la redacción concreta es cosa de un abogado o de tu asesor, no de una plantilla copiada.

Cómo lo lleva InmoCenter

En InmoCenter las ofertas no son una fase de la operación, sino registros propios de cada inmueble:

• Las ofertas quedan registradas por inmueble, con su historia: qué se ha ofrecido de verdad por ese piso.
• Cada oferta guarda cómo se paga, porque cambia mucho lo que vale una oferta.
• La oferta se compara con lo que se pide con un número y su frase, sin adjetivos: el sistema no dice si es buena o baja.
• La contraoferta del propietario queda registrada como tal.
• Antes de aceptar una oferta hay que contársela al propietario.
• No puede haber dos ofertas aceptadas para el mismo inmueble, y aceptar es una acción humana: la acepta una persona, con su sesión y su responsabilidad.

Además, según el plan, cada operación avanza por fases visibles para todo el equipo, con su propiedad, su comprador y su responsable, y cada oferta puede quedar enlazada a su operación. Tienes el resto de funciones en las funcionalidades de InmoCenter y el recorrido completo, de la captación al cierre, en cómo funciona.