Cuánto tiempo guardar los datos de los clientes

Cuánto tiempo guardar los datos de los clientes depende de para qué los guardas. El RGPD no da un plazo único, sino una regla: no más tiempo del necesario para su finalidad. Algunas leyes, en cambio, obligan a conservar ciertos documentos durante años, y cuando toca suprimir un dato, la LOPDGDD obliga antes a bloquearlo. Aquí tienes cada plazo con su norma, cómo funciona el bloqueo, qué hacer con demandas antiguas y candidatos descartados, y una política de conservación que cabe en una página.

La regla general: no más tiempo del necesario

Un dato se guarda mientras sirve para lo que se recogió. El artículo 5.1.e del RGPD pide mantener los datos de forma que permitan identificar a los interesados durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento.

Esa regla tiene dos consecuencias prácticas para la agencia:

• Hay que decir el plazo al recoger el dato. El artículo 13.2.a del RGPD obliga a informar del plazo durante el cual se conservarán los datos o, cuando no sea posible, de los criterios utilizados para determinarlo.
• Cuando el dato deja de hacer falta, se suprime. El artículo 17.1 del RGPD obliga a suprimir sin dilación indebida los datos que ya no sean necesarios en relación con los fines para los que fueron recogidos.

Pero hay una excepción importante: según el artículo 17.3 del RGPD, ese derecho de supresión no se aplica cuando el tratamiento sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal que se aplique al responsable. Ahí entran los plazos que fijan otras leyes.

Los plazos que obligan a conservar

Varias normas obligan a conservar documentos durante un tiempo mínimo. Fíjate en qué cubre cada una: no se refieren a cualquier contacto que pasó por la agencia, sino a documentos concretos.

Código de Comercio

El artículo 30 del Código de Comercio establece que los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que establezcan disposiciones generales o especiales. Y añade que el cese en la actividad no exime de ese deber.

Ley General Tributaria

La Ley General Tributaria fija en su artículo 66 que prescribe a los cuatro años el derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación. Ese plazo empieza a contarse, según el artículo 67, desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo reglamentario para presentar la declaración o autoliquidación. Y el artículo 70.1 vincula a él las obligaciones formales, entre las que el artículo 29.2 incluye llevar y conservar libros de contabilidad y registros. Hay excepciones: el artículo 66 bis lleva a diez años el plazo para comprobar bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación y deducciones aplicadas o pendientes de aplicación. Tu gestoría te dirá si te afecta.

Prevención del blanqueo de capitales

Si tu agencia es sujeto obligado, el artículo 25.1 de la Ley 10/2010 dispone que conservará durante un período de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de sus obligaciones, y que pasados cinco años desde la terminación de la relación de negocios o de la operación ocasional solo será accesible por los órganos de control interno y, en su caso, por los encargados de su defensa legal. Lo explicamos en prevención del blanqueo en una inmobiliaria.

Suprimir no es borrar al instante: el bloqueo

Cuando toca suprimir un dato, la ley española pide un paso intermedio. El artículo 32 de la LOPDGDD obliga al responsable del tratamiento a bloquear los datos cuando proceda a su rectificación o supresión.

El bloqueo consiste en identificar y reservar esos datos, con medidas técnicas y organizativas, para impedir su tratamiento, incluida su visualización. Solo pueden ponerse a disposición de jueces y tribunales, del Ministerio Fiscal o de las administraciones públicas competentes, en particular las autoridades de protección de datos, para exigir posibles responsabilidades derivadas del tratamiento, y solo por el plazo de prescripción de esas responsabilidades. Transcurrido ese plazo, los datos se destruyen.

Los datos bloqueados no pueden tratarse para ninguna otra finalidad. Si tu sistema no permite bloquearlos, la ley prevé hacer un copiado seguro que acredite su autenticidad, la fecha del bloqueo y que no se han manipulado.

Qué hacer con cada tipo de dato

Con la regla y los plazos claros, cada tipo de dato tiene su tratamiento:

• Demandas sin actividad. Si el comprador ya no busca, la finalidad terminó. Revisa periódicamente las demandas que no se mueven, ciérralas y suprime lo que ya no necesites. Si quieres seguir enviándole novedades, es otra finalidad: pídele su consentimiento.
• Candidatos a inquilino descartados. Fija un plazo corto, díselo al pedirle los datos y cúmplelo. Lo contamos en selección de inquilinos: qué datos pedir y cuáles no.
• Operaciones cerradas. La documentación del negocio entra en el plazo del Código de Comercio y, si eres sujeto obligado, en el de la prevención del blanqueo.
• Contratos de alquiler en vigor. Mientras dure el contrato, sus datos siguen siendo necesarios; al terminar, aplica los plazos anteriores a lo que sea documentación del negocio.
• Propietarios que no te encargaron nada. Si la captación no salió, revisa qué guardas de ellos y para qué.

Una política de conservación en una página

No necesitas un documento largo. Basta con una tabla que responda, para cada tipo de dato, a cuatro preguntas: para qué lo guardas, durante cuánto tiempo, qué norma lo fija si la hay y quién lo revisa. Un ejemplo de estructura, con plazos que tendrás que fijar tú según tu caso:

Lo que pongas en esa tabla es lo que tienes que contar en tus textos informativos. Si quieres repasar cómo hacerlo, lo tienes en protección de datos en una inmobiliaria.

Lista de comprobación

• Cada tipo de dato tiene una finalidad y un plazo, o un criterio para fijarlo.
• Ese plazo aparece en la información que das al recoger los datos.
• Sabes qué documentos entran en los plazos mercantiles, fiscales y, en su caso, de prevención del blanqueo.
• Las demandas y candidaturas sin actividad se revisan con una frecuencia fija.
• Cuando suprimes, bloqueas primero y destruyes al acabar el plazo de prescripción.
• Hay una persona responsable de revisar la política.

Cómo te ayuda InmoCenter

La política de conservación la decide tu agencia. Lo que aporta InmoCenter es saber dónde está cada dato:

• Demandas con su contacto. Cada demanda recoge tipo, zona, presupuesto, dormitorios y superficie y queda vinculada al contacto.
• Una persona, una ficha. Una persona puede ser compradora y propietaria a la vez, con sus demandas, visitas, operaciones y estudios en la misma ficha.
• Alquileres. Cada contrato tiene su ficha vinculada al inmueble y al contacto, y los recibos se generan con un botón y se marcan según se cobran.
• Exportar. Tus datos pueden exportarse cuando lo necesites.
• Separación. Los datos de una inmobiliaria no son visibles para otras.

Los contratos de alquiler y las operaciones no entran en todos los planes. Para ver todo el producto, entra en InmoCenter, el software de gestión para agencias inmobiliarias.