Selección de inquilinos: qué datos pedir y cuáles no

La selección de inquilinos consiste en elegir, con el propietario, al candidato que encaja con el inmueble y puede pagarlo, y para hacerla bien no necesitas pedirlo todo desde el principio: basta con pedir los datos justos en cada momento. La protección de datos te pide que esos datos sean los necesarios, que informes al candidato de para qué los usas y que no los guardes más tiempo del preciso. Aquí tienes qué pedir en cada fase, qué no pedir, cómo informar y qué hacer con los candidatos descartados.

Qué pedir en cada fase

Pide cada dato cuando lo vayas a usar, no antes. El artículo 5.1.c del RGPD exige que los datos sean adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que se tratan. Y el artículo 25.2 aplica esa idea a la cantidad de datos recogidos, a la extensión de su tratamiento, a su plazo de conservación y a su accesibilidad.

En una selección de inquilinos, eso se traduce en una secuencia como esta:

Decide de antemano, con el propietario, qué documentación vais a mirar en la candidatura y no pidas más. La AEPD advierte que aplicar el principio de minimización no es algo trivial, porque requiere estudiar, justificar y establecer qué datos son necesarios para el tratamiento.

Lo que no deberías pedir

Hay datos que no tienen nada que ver con pagar una renta. El artículo 9.1 del RGPD prohíbe, salvo las excepciones de su apartado 2, el tratamiento de datos personales que revelen el origen étnico o racial, las opiniones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas o la afiliación sindical, y el de datos relativos a la salud o a la vida u orientación sexuales de una persona.

Y aunque un dato no sea de esas categorías, si no lo necesitas para decidir, sobra. Algunos ejemplos prácticos:

• Si con un justificante de ingresos basta, no pidas además extractos bancarios completos.
• Si solo necesitas comprobar un documento, míralo y anota que lo has comprobado en lugar de guardar una copia.
• No pidas documentación a todos los que visitan el piso: pídesela solo a quien presenta su candidatura.
• No reenvíes la documentación por correo ni por mensajería a quien no la necesite.

Cómo informar al candidato

Cuando recoges sus datos, el candidato tiene derecho a saber qué vas a hacer con ellos. El artículo 13 del RGPD pide facilitarle en ese momento, entre otras cosas, la identidad y los datos de contacto del responsable, los fines y la base jurídica, los destinatarios de los datos, el plazo durante el cual se conservarán y los derechos que puede ejercer.

En la selección de inquilinos hay un punto que suele olvidarse: el artículo 13.2 también pide informar de si facilitar los datos es un requisito necesario para suscribir un contrato y de las posibles consecuencias de no facilitarlos. Dilo con claridad: qué documentación es necesaria para estudiar la candidatura y qué pasa si no la aporta.

No hace falta un texto largo. El artículo 11 de la LOPDGDD permite dar una información básica, con al menos la identidad del responsable, la finalidad y la posibilidad de ejercer los derechos, e indicar una dirección electrónica u otro medio para consultar el resto. Ponla en el formulario de candidatura o en el correo con el que pides la documentación.

Qué compartes con el propietario

Si la decisión final es del propietario, no necesita ver todo lo que el candidato te ha dado. Prepara un resumen con lo que permite decidir y comparte los documentos solo si de verdad hacen falta.

Dos cuidados:

• Avisa al candidato. Si sus datos van a llegar al propietario, es uno de los destinatarios de los que el artículo 13 pide informar.
• Controla el acceso. El artículo 25.2 del RGPD pide medidas para que, por defecto, los datos personales no sean accesibles, sin la intervención de la persona, a un número indeterminado de personas físicas. Una carpeta compartida sin control no cumple esa idea.

Si quieres repasar las bases, lo tienes en protección de datos en una inmobiliaria.

Qué hacer con los descartados

Los datos de quien no ha sido elegido tienen fecha de caducidad. El artículo 5.1.e del RGPD pide que los datos se mantengan de forma que permitan identificar a los interesados durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento. Y el artículo 17.1 obliga a suprimirlos sin dilación indebida cuando ya no sean necesarios en relación con los fines para los que fueron recogidos.

En la práctica:

• Fija un plazo de conservación para las candidaturas descartadas y díselo al candidato al pedirle los datos.
• Cuando venza, borra la documentación, también la que esté en correos, descargas y móviles.
• Si quieres guardar a un candidato para ofrecerle otros pisos, es una finalidad distinta de esta selección. El artículo 5.1.b del RGPD exige que los datos se recojan con fines determinados, explícitos y legítimos: díselo y pídele su consentimiento.

El orden también protege: cuantos menos sitios con copias, menos riesgo. Lo contamos en seguridad de los datos en una inmobiliaria.

Lista de comprobación

• Lista cerrada, acordada con el propietario, de la documentación que se pide en la candidatura.
• Nada de datos de salud, religión, ideología, afiliación sindical, origen ni vida sexual.
• Texto informativo en el formulario o en el correo de candidatura, con destinatarios, plazo y consecuencias de no aportar los documentos.
• El propietario recibe un resumen, no la carpeta entera.
• Plazo de conservación de las candidaturas descartadas, comunicado y cumplido.
• Consentimiento aparte si quieres guardar candidatos para otros inmuebles.

Cuando ya hay inquilino: InmoCenter

En alquileres, InmoCenter trabaja con las visitas y, después, con el inquilino ya elegido. Esto es lo que hace:

• Visitas. Cada visita guarda cliente, propiedad, hora, resultado y observaciones, y queda en la ficha del inmueble y del contacto.
• Contrato. Cada contrato recoge inquilino, propiedad, renta, inicio y día de cobro, entre otros datos, en una ficha vinculada al inmueble y al contacto.
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• Portal del inquilino. Tu inquilino consulta contrato y recibos desde su propio enlace, sin necesidad de cuenta.
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