Protección de datos en una inmobiliaria

La protección de datos en una inmobiliaria consiste en tratar los datos de compradores, propietarios, inquilinos y candidatos solo para lo que hacen falta, con una base jurídica clara, informando a cada persona y respondiendo cuando ejerce sus derechos. Lo regulan el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD). Aquí tienes lo básico aplicado al día a día de una agencia y una lista para revisar cómo lo haces.

Qué datos personales trata una agencia

Una agencia trata datos personales en casi cada gestión, y no solo de quien compra. Estos son los grupos de personas con los que trabajas y lo que sueles guardar de cada uno:

No todos los datos pesan igual. La documentación económica de un candidato, la copia de un documento de identidad o la información registral de un propietario merecen más cuidado que un teléfono: importa quién los ve y cuánto tiempo se quedan.

La base jurídica: por qué puedes tratar cada dato

Cada tratamiento necesita una base que lo legitime. El artículo 6.1 del RGPD dice que el tratamiento solo será lícito si se cumple al menos una de sus condiciones, entre ellas:

• Que el interesado haya dado su consentimiento para uno o varios fines específicos.
• Que sea necesario para ejecutar un contrato en el que el interesado es parte o para aplicar, a petición suya, medidas precontractuales.
• Que sea necesario para cumplir una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento.
• Que sea necesario para satisfacer intereses legítimos del responsable o de un tercero, siempre que no prevalezcan los derechos y libertades del interesado.

En la práctica, anota para cada finalidad qué base usas: no es lo mismo atender la petición de un comprador que enviarle novedades de tu cartera meses después. El artículo 5.1.b del RGPD añade que los datos se recogen con fines determinados, explícitos y legítimos, y no se tratarán después de manera incompatible con esos fines.

El deber de informar, sin abrumar

Cuando recoges datos de alguien, tienes que informarle en ese mismo momento. El artículo 13 del RGPD enumera qué: la identidad y los datos de contacto del responsable, los fines y la base jurídica, los destinatarios si los hay, el plazo de conservación o los criterios para fijarlo, los derechos que puede ejercer y el derecho a reclamar ante una autoridad de control.

La LOPDGDD permite hacerlo en dos capas. Su artículo 11 deja cumplir este deber facilitando una información básica, que debe incluir al menos la identidad del responsable, la finalidad del tratamiento y la posibilidad de ejercer los derechos, e indicando una dirección electrónica u otro medio para acceder de forma sencilla e inmediata al resto.

En una agencia, eso se traduce en un párrafo breve allí donde recoges datos: el formulario de la web, la hoja de encargo, la hoja de visita y el primer correo a un comprador, con un enlace a tu política de privacidad completa. La AEPD pide evitar las fórmulas especialmente farragosas y las remisiones genéricas a los textos legales.

Solo los datos necesarios

El principio de minimización es el más útil en el día a día. Según el artículo 5.1.c del RGPD, los datos serán adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que se tratan.

Algunas formas de aplicarlo en la agencia:

• A quien llama por un anuncio pídele lo justo para atenderle: nombre, un teléfono o un correo y lo que busca. El resto llegará si avanza la operación.
• Pide la documentación económica de un candidato a inquilino cuando vaya a valorarse su candidatura, no en la primera llamada.
• No guardes copias de documentos que no vas a usar.
• Revisa qué ve cada persona del equipo: no todos necesitan acceder a todo.

El mismo artículo, en su letra e), completa la idea: los datos se mantendrán de forma que permitan identificar a los interesados durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento.

Tu software, encargado del tratamiento

Si guardas la cartera y los contactos en un software en la nube, ese proveedor suele ser un encargado del tratamiento. La AEPD lo distingue así: quien almacena o procesa datos siguiendo las instrucciones de quien decide sobre los fines y los medios es el encargado, y quien decide es el responsable. Entre sus ejemplos de encargado cita a una empresa que ofrece un servicio de alojamiento de información en sus servidores.

El artículo 28 del RGPD fija tres reglas que te afectan como cliente:

• Elegir únicamente un encargado que ofrezca garantías suficientes para aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas.
• Que la relación se rija por un contrato u otro acto jurídico que establezca el objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad del tratamiento, el tipo de datos y las categorías de interesados.
• Que, al terminar el servicio, el encargado suprima o devuelva todos los datos personales, a elección del responsable.

Antes de contratar una herramienta, pide su contrato de encargo y comprueba cómo sacarás tus datos el día que quieras irte.

Los derechos de tus clientes y cómo responder

Las personas cuyos datos tratas pueden ejercer los derechos de los artículos 15 a 22 del RGPD: acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad, oposición y el derecho a no ser objeto de una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado.

El plazo para contestar es corto. Según el artículo 12.3 del RGPD, el responsable facilitará la información sobre sus actuaciones en el plazo de un mes a partir de la recepción de la solicitud, y ese plazo podrá prorrogarse otros dos meses en caso necesario, informando de la prórroga y sus motivos dentro del primer mes.

Un procedimiento sencillo para la agencia:

1. Un único canal para recibir las solicitudes, por ejemplo un correo que revise siempre la misma persona.
2. Comprobar quién pide antes de entregar datos a nadie.
3. Localizar todo lo que tienes de esa persona: su ficha, los correos, las hojas de visita y los documentos.
4. Responder por escrito dentro de plazo y guardar constancia de la respuesta.

Además, la LOPDGDD establece en su artículo 12.2 que el responsable estará obligado a informar al afectado sobre los medios a su disposición para ejercer sus derechos, y que esos medios deberán ser fácilmente accesibles.

Lista de comprobación

• Sabes qué datos guardas de compradores, propietarios, inquilinos y candidatos, y para qué.
• Cada finalidad tiene anotada su base jurídica.
• Hay un texto informativo breve en la web, la hoja de encargo, la hoja de visita y el primer correo.
• En cada fase pides solo lo necesario.
• Tienes contrato de encargo con tus proveedores de software y de correo.
• Hay un canal para los derechos y alguien que lo revisa.
• Sabes reunir todos los datos de una persona si te los pide.

Si estás montando la agencia, repasa también los requisitos para abrir una inmobiliaria.

Cómo te ayuda InmoCenter

La protección de datos la cumple tu agencia, no el programa. Pero la herramienta puede ponértelo más fácil, y esto es lo que hace InmoCenter:

• Aislamiento. Los datos de una inmobiliaria no son visibles para otras.
• Tus datos son tuyos. Según el aviso legal de InmoCenter, los contenidos y datos que introduces en la aplicación siguen siendo tuyos, y pueden exportarse cuando lo necesites.
• Una persona, una ficha. Una persona puede ser compradora y propietaria a la vez, con sus demandas, visitas, operaciones y estudios en la misma ficha: es el primer sitio donde buscar cuando alguien te pide sus datos.
• Cada uno, lo suyo. Cada agente trabaja con su cartera, sus visitas y sus operaciones; la dirección ve la actividad completa.
• Fotos sin ubicación. Se conserva una copia maestra de cada foto, sin GPS.
• Acceso. Verificación en dos pasos disponible.
• IA con datos mínimos. Redactar el anuncio con IA viene apagado. Si el dueño de la agencia lo enciende, al modelo solo le llegan datos publicables: nunca el propietario, su DNI, cargas, datos registrales, el precio de encargo, honorarios ni documentos.

Las operaciones no entran en todos los planes. Si es tu primera vez con un programa de este tipo, empieza por qué es un CRM inmobiliario. Y para verlo todo junto, entra en InmoCenter, el software de gestión para agencias inmobiliarias o repasa sus funcionalidades.