Contrato de exclusiva inmobiliaria con firma electrónica

Un contrato de exclusiva inmobiliaria con firma electrónica produce todos sus efectos si hay consentimiento y se cumplen los demás requisitos de validez, como reconoce la Ley 34/2002. Lo que cambia según el tipo de firma es lo fácil que será probarla si alguien la discute y, si el propietario firma fuera de tu oficina, qué información le debes dar.

¿Vale una exclusiva firmada por vía electrónica?

Sí. El artículo 23.1 de la Ley 34/2002, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico, establece que los contratos celebrados por vía electrónica producirán todos los efectos previstos por el ordenamiento jurídico, cuando concurran el consentimiento y los demás requisitos necesarios para su validez. El mismo artículo añade dos reglas útiles para una agencia:

• No hace falta un acuerdo previo con el propietario para usar medios electrónicos (artículo 23.2).
• Si una ley exige que el contrato conste por escrito, ese requisito se entiende satisfecho si el contrato se contiene en un soporte electrónico (artículo 23.3).

Los contratos para los que la ley exige documento público o la intervención de un notario o de un registrador se rigen por su legislación específica (artículo 23.4). Y si tu comunidad autónoma regula la actividad de los agentes inmobiliarios, revisa si pide algo concreto sobre la forma o el contenido del encargo. Qué apartados debe recoger el documento lo tienes en hoja de encargo inmobiliaria: qué debe recoger.

Firma electrónica, avanzada o cualificada

El Reglamento (UE) 910/2014, conocido como eIDAS, distingue tres niveles de firma electrónica. Su artículo 25.1 dice que no se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de ser una firma electrónica o porque no cumpla los requisitos de la firma electrónica cualificada. La diferencia entre niveles está en lo que tendrás que hacer para defenderla:

En España, la Ley 6/2020 (artículo 3.2) remite la prueba de los documentos electrónicos privados al artículo 326 de la Ley de Enjuiciamiento Civil. Si se impugna un documento en el que se usó un servicio de confianza no cualificado, quien lo presentó puede pedir un cotejo pericial o proponer otras pruebas, y si no se aclara, el tribunal lo valora conforme a las reglas de la sana crítica. Si el servicio era cualificado y figuraba en la lista de confianza de prestadores y servicios cualificados, se presume que el documento reúne la característica cuestionada y, si aun así se impugna, la carga de la comprobación corresponde a quien lo impugna.

¿Qué nivel elegir? Piensa en el día en que podría discutirse, por ejemplo si el propietario vende por su cuenta durante el plazo y hay que hablar de honorarios: cuanto más te juegues, más te conviene una firma que identifique bien a quien firma. Si dudas, decídelo con tu asesor.

Si el propietario firma en su casa o a distancia

Si el propietario es un consumidor, es decir, una persona física que actúa con un propósito ajeno a su actividad profesional (artículo 3.1 del texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios), importa dónde y cómo firma. Esa ley tiene reglas propias para estos casos (artículo 92):

• A distancia (apartado 1): sin presencia física simultánea de las partes y usando solo técnicas de comunicación a distancia hasta la celebración, dentro de un sistema organizado de prestación de servicios a distancia. Puede encajar aquí un encargo que se negocia y se firma solo por correo y por un enlace.
• Fuera del establecimiento (apartado 2.a): con la presencia física de los dos en un lugar distinto al establecimiento mercantil del empresario. Puede encajar aquí la exclusiva firmada en una tablet en el salón del propietario.
• Justo después de verse fuera de la oficina (apartado 2.c): el que se celebra a distancia inmediatamente después de un contacto personal con el consumidor fuera del establecimiento.

El artículo 92.4 presume que todo contrato celebrado fuera del establecimiento está sometido a estas reglas, salvo que el empresario pruebe lo contrario. Es cierto que el artículo 93.e excluye los contratos de creación, adquisición o transferencia de bienes inmuebles o de derechos sobre los mismos, pero el encargo a una agencia no es la compraventa: la Directiva 2011/83/UE, de la que proceden estas reglas, dice en su considerando 26 que los contratos relativos a los servicios de un agente inmobiliario deben estar incluidos en su ámbito de aplicación. Si tu encargo encaja en alguno de estos casos, esto es lo que cambia:

• Información previa. Antes de que quede vinculado, hay que informarle de las condiciones, el plazo y los procedimientos para desistir, con el modelo de formulario de desistimiento (artículo 97.1.j).
• Desistimiento. Salvo las excepciones del artículo 103, puede desistir durante catorce días naturales sin indicar el motivo (artículo 102.1), contados desde el día de la celebración del contrato en los contratos de servicios (artículo 104.a). En los contratos celebrados en visitas no solicitadas del empresario al domicilio del consumidor, el plazo se amplía a treinta días naturales (también artículo 102.1).
• Si no le informaste, el periodo de desistimiento finaliza doce meses después de que acabe el inicial (artículo 105.1).
• Copia e identificación. Fuera del establecimiento hay que darle una copia del contrato firmado o su confirmación, en papel o, si está de acuerdo, en otro soporte duradero (artículo 99.2), y adoptar medidas que permitan identificarle de forma inequívoca (artículo 99.4).

Que un encargo concreto encaje o no depende de cómo se negoció y se firmó: pide a tu asesor que revise tu modelo antes de firmar fuera de la oficina. Las reglas generales con consumidores las vimos en la hoja de encargo.

Cómo firmar la exclusiva, paso a paso

Si un día hay que defender la exclusiva, tendrás que demostrar quién firmó, qué firmó, cuándo, que firmaron todos y que cada uno recibió su copia. Este orden te deja preparado:

1. Modelo revisado. Tu asesor revisa el texto y, si vas a firmar fuera de la oficina, la información sobre el desistimiento. Incluye también la información de protección de datos, que contamos en protección de datos en una inmobiliaria.
2. Datos comprobados. Titulares, dirección, referencia catastral, precio de salida, honorarios y fechas, iguales que en la ficha del inmueble.
3. Identidad de cada firmante. Comprobada en la captación, con un correo o un móvil que sea suyo y no de un familiar.
4. Tiempo para leer. El propietario recibe el documento completo antes de firmar, no solo la casilla de la firma.
5. Firma de todos los titulares, o de alguien con poder suficiente, cada uno con su enlace o en persona.
6. Nada cambia después. Si hay que corregir algo, se hace con una versión nueva o con un anexo, y se vuelve a firmar.
7. Copia y archivo. Cada propietario recibe el documento firmado, y tú lo guardas con el inmueble y con la fecha de fin a la vista.

Cómo se firma una exclusiva en InmoCenter

En InmoCenter los documentos para firmar se crean desde la ficha de cada inmueble, a partir de las plantillas de tu agencia: el encargo de venta, con o sin exclusiva, y, si tenéis plantilla, la hoja de visita, la reserva o las arras. El texto de cada plantilla es el que decidáis tú y tu asesor.

• Los datos se rellenan solos. Los de cada plantilla salen del inmueble y, si vinculas el documento al encargo, de este (dirección, referencia catastral, precio, honorarios…); se pueden revisar antes de emitir el documento y quedan fijados al emitirlo.
• Sale firmado por la agencia. Al emitirlo, el documento lleva ya la firma o el sello de tu agencia; en el encargo, solo firman los propietarios.
• Uno o varios propietarios, a la vez. Cada uno firma por su enlace o en una tablet, sin esperar a los demás. Quien firma por enlace confirma la firma con un código de un solo uso que recibe en su correo.
• Lo firmado no se toca. Si hay que cambiar algo, se hace una versión nueva o un anexo, con sus propias firmas.
• Todo queda en el expediente. Cuando firman todos, el PDF firmado, con el registro de cada firma, entra en el expediente del inmueble y puedes enviar copia por correo a cada parte que firmó por enlace. Si la plantilla lo indica, el encargo vinculado pasa a firmado.

Lo que conviene saber: el código por correo demuestra el acceso a ese buzón, no quién es la persona. La firma de InmoCenter no comprueba la identidad con el DNI ni con un certificado, y no es una firma cualificada: identifica bien a cada propietario en la captación. Tienes el recorrido completo en cómo funciona InmoCenter y el resto de funciones en funcionalidades.