Hoja de encargo inmobiliaria: qué debe recoger

La hoja de encargo inmobiliaria es el documento en el que el propietario encarga a tu agencia la venta o el alquiler de su inmueble y en el que quedan escritas las condiciones: quién firma, qué inmueble, el precio de salida, los honorarios y cuándo se cobran, la duración, si hay exclusiva y qué autoriza el propietario a hacer. Cuando el propietario es un consumidor, entran en juego además las reglas del texto refundido de consumidores sobre información previa y cláusulas abusivas. Aquí tienes qué debe recoger, qué cláusulas conviene revisar con lupa y cómo tener cada encargo controlado.

Para qué sirve una hoja de encargo

Sirve para que lo hablado en la captación no dependa de la memoria de nadie. Se llame hoja de encargo, nota de encargo o encargo de venta, propietario y agencia firman lo mismo y saben qué esperar el uno del otro. Bien hecha, corta discusiones como si se deben honorarios cuando el comprador llega por otra vía, si el encargo seguía vigente el día que apareció o si el propietario autorizó el cartel y las visitas.

No hay un modelo que sirva a todas las agencias: depende de la operación, de cómo trabajas y de la normativa de tu comunidad autónoma, si la tiene (lo vimos en requisitos para abrir una inmobiliaria). Aquí tienes lo que el tuyo debería cubrir; la redacción final, que la revise tu asesor jurídico.

Qué debe recoger: los apartados mínimos

Una hoja de encargo completa cubre estos ocho apartados; si falta alguno, la discusión llega cuando aparece el comprador.

Un detalle suele quedarse corto: cuándo se devengan los honorarios. «A la venta» puede leerse como la firma de las arras o como la escritura, y no es lo mismo si la operación se cae entre una y otra.

Al rellenarla recoges datos personales del propietario. El Reglamento General de Protección de Datos dispone en su artículo 13 que, cuando los datos se obtienen del propio interesado, el responsable del tratamiento le facilite la información en el momento en que se obtengan. Inclúyela en el mismo documento; lo contamos en protección de datos en una inmobiliaria.

Si el propietario es un consumidor

Si el propietario es un consumidor, tu hoja de encargo tiene que cumplir además las reglas de información y de cláusulas del texto refundido de consumidores. Ese texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios lo aprobó el Real Decreto Legislativo 1/2007. Su artículo 3.1 considera consumidores a las personas físicas que actúen con un propósito ajeno a su actividad comercial, empresarial, oficio o profesión. Su artículo 4 considera empresario a quien actúa con un propósito relacionado con su actividad comercial, empresarial, oficio o profesión. Un particular que vende su casa al margen de su actividad profesional encaja en la primera definición, y tu agencia, en la segunda.

Antes y después de firmar

El artículo 60.1 exige que, antes de que el consumidor quede vinculado, el empresario le facilite de forma clara, comprensible y accesible la información relevante, veraz y suficiente sobre las características principales del contrato. Entre esa información, el artículo 60.2 incluye el precio total, incluidos todos los impuestos y tasas, y la duración del contrato, y pide indicar de manera expresa la existencia de compromisos de permanencia o vinculación de uso exclusivo de los servicios de un determinado prestador. Traducido: honorarios con los impuestos dichos, fecha de fin y, si hay exclusiva, dicha con todas las letras.

Después, el artículo 63.1 prevé que en los contratos con consumidores se entregue recibo justificante, copia o documento acreditativo con las condiciones esenciales de la operación. Deja al propietario su copia firmada.

Si usas un modelo de la agencia

Si usas el mismo modelo para todos los propietarios, lo normal es que sus cláusulas no se hayan negociado una a una. Para las cláusulas no negociadas individualmente, el artículo 80.1 exige concreción, claridad y sencillez en la redacción, sin reenvíos a textos o documentos que no se faciliten previa o simultáneamente a la conclusión del contrato, y una letra que no sea inferior a 2,5 milímetros. El artículo 80.2 añade que, cuando se ejerciten acciones individuales, en caso de duda sobre el sentido de una cláusula prevalecerá la interpretación más favorable al consumidor.

Cláusulas que pueden ser abusivas

Una cláusula es abusiva cuando rompe el equilibrio del contrato en contra del consumidor. El artículo 82.1 considera abusivas las estipulaciones no negociadas individualmente que, en contra de las exigencias de la buena fe, causen, en perjuicio del consumidor y usuario, un desequilibrio importante de los derechos y obligaciones de las partes. Según el artículo 83, las cláusulas abusivas serán nulas de pleno derecho y se tendrán por no puestas. Y si sostienes que una cláusula se negoció, el artículo 82.2 dice que el empresario asumirá la carga de la prueba.

Que una cláusula aparezca en esta tabla no la convierte en abusiva: el artículo 82.3 manda apreciarlo considerando todas las circunstancias concurrentes en el momento de su celebración. Son las que conviene revisar con esa lupa:

Si alguna cláusula de tu modelo se parece a las de la izquierda, llévasela a tu asesor antes de volver a usarlo.

Lista de comprobación antes de firmar

• Firman todos los titulares, o alguien con poder suficiente.
• El inmueble está identificado sin ambigüedad.
• El tipo de encargo está escrito.
• El precio de salida, y cuándo y cómo se revisa.
• Los honorarios, con los impuestos indicados y el momento en que se devengan.
• Fecha de inicio, fecha de fin y qué pasa al terminar.
• Autorizaciones: publicar, cartel, fotos, visitas y llaves.
• La información sobre el tratamiento de sus datos.
• Letra legible y ninguna remisión a documentos que el propietario no tiene.
• Una copia firmada para el propietario.

Cómo lo resuelve InmoCenter

El texto de la hoja de encargo es cosa tuya y de tu asesor. Lo que hace InmoCenter es que el encargo de cada inmueble quede registrado en su expediente:

• Los datos del encargo. Tipo (sin exclusiva, exclusiva o compartida en colaboración), estado (borrador, firmado o cancelado), fechas de firma, inicio y fin, precio del encargo y honorarios en porcentaje o importe, con el propietario vinculado y el documento firmado adjunto.
• Coherencia básica. Un encargo firmado necesita la fecha de firma, y la fecha de fin no puede ser anterior a la de inicio.
• Vencimiento a la vista. El expediente del inmueble avisa cuando al encargo le quedan 30 días o menos y cuando ha vencido. Renovar es dar de alta un encargo nuevo, así que el historial no se pierde.
• Revisión del responsable. Solo el responsable de la agencia valida un encargo. Si después cambian el tipo, las fechas, el precio o los honorarios, la validación se pierde y hay que volver a revisarlo.
• Lo que no sale. Otro agente ve qué falta, pero no los nombres de documentos ni el encargo. El portal del propietario, disponible y que enciende la agencia, nunca enseña los honorarios ni el precio del encargo.
• Sin bloquear de más. El encargo sin firmar es un pendiente importante, no un bloqueo, y publicar sigue siendo una decisión humana.

Puedes ver cómo encaja el encargo en el recorrido completo, de la captación al cierre, en cómo funciona InmoCenter. Y si aún llevas los encargos en carpetas, empieza por qué es un CRM inmobiliario.