Organizar una inmobiliaria con varios agentes

Para organizar una inmobiliaria con varios agentes hacen falta tres cosas: reglas escritas sobre de quién es cada inmueble, cada contacto y cada consulta que entra; una herramienta común donde todo quede registrado; y una rutina de equipo, con agenda compartida y una reunión semanal en la que la dirección ve el conjunto. Sin eso aparecen los problemas de siempre: dos agentes llamando al mismo propietario, compradores que nadie atiende y carteras que se van con quien se va.

Si todavía no tienes claro qué es exactamente la herramienta de la que hablamos, empieza por qué es un CRM inmobiliario y cómo se usa cada día.

Reglas de reparto: de quién es cada cosa

La primera tarea al organizar un equipo es escribir quién es responsable de cada inmueble, de cada propietario y de cada comprador. No hace falta un documento largo: basta una página que todos conozcan y que se aplique siempre igual.

Las preguntas que esa página tiene que responder:

• Inmuebles: cada inmueble tiene un agente responsable, normalmente quien lo captó. Él habla con el propietario y decide, con la dirección, cuándo se publica o se cambia el precio.
• Compradores: si un comprador visita pisos de varios agentes, ¿quién le hace el seguimiento? Lo más simple es que lo lleve quien le atendió primero y que los demás le pasen lo que vean.
• Operaciones compartidas: cuando el inmueble es de un agente y el comprador de otro, cómo se reparte el trabajo y, si la agencia lo contempla, la comisión.
• Lo que no tiene dueño: un inmueble o una consulta sin asignar queda a cargo de la dirección hasta que lo reparta.

Lo importante es que la regla no dependa de quién llega antes al teléfono. Si lo decide la rapidez, el equipo compite dentro de casa en vez de vender fuera.

Cómo repartir las consultas que entran

Las consultas que entran por la web, por teléfono o por los portales se reparten con un criterio fijo y se registran en el momento, antes de llamar a nadie. Tres criterios sencillos, que se pueden combinar:

• Por inmueble: la consulta sobre un piso concreto va a quien lleva ese piso.
• Por zona o por tipo de operación: un agente se ocupa de alquileres, otro de una zona de la ciudad.
• Por turnos: para lo genérico («busco algo de tres dormitorios»), el agente de guardia.

Además del criterio, fija un plazo de respuesta y qué pasa si no se cumple: si una consulta sigue sin contestar al final del día, la dirección la reasigna. Y apunta siempre por dónde entró cada contacto; sin ese dato no sabrás qué canal te trae compradores de verdad.

Agenda compartida y visitas

Las visitas de todos los agentes tienen que estar en una agenda común. No es por control: es porque las llaves, los propietarios y a veces los compradores se comparten, y dos visitas a la misma hora en el mismo piso son una mala tarde para todos.

En la agenda conviene que figure, para cada visita, el inmueble, el comprador, la hora y el agente. Y después de la visita, el resultado y lo que dijo el comprador, porque esa nota la necesitarán el responsable del inmueble (para contárselo al propietario) y el del comprador (para el siguiente paso).

La reunión semanal: qué se mira

Una reunión semanal corta, con la misma estructura cada vez, sirve para que nada se quede parado sin que nadie lo vea. Una agenda que funciona:

1. Consultas sin respuesta y compradores sin siguiente paso.
2. Ofertas pendientes de contestar por el propietario o por el comprador.
3. Operaciones en curso, fase por fase: qué falta y quién lo mueve.
4. Inmuebles sin movimiento: sin visitas ni consultas en las últimas semanas, para decidir con el propietario qué se cambia.
5. Captación: qué inmuebles entran y quién los lleva.

Si la información está registrada, la reunión consiste en mirar la pantalla y decidir; si no lo está, se va en preguntar a cada uno cómo va lo suyo.

Qué ve cada agente y qué ve la dirección

Cada agente necesita ver y trabajar lo suyo sin ruido, y la dirección necesita ver la actividad completa. Además, hay acciones que conviene reservar al responsable de cada inmueble o a la dirección: publicar u ocultar un inmueble, cambiar dónde se anuncia o borrarlo. Así se evita que alguien retire un anuncio ajeno por error o que un inmueble salga publicado sin que su responsable lo sepa.

Cuando un agente llega o se va

La cartera, los contactos y la historia de cada operación son de la agencia, no de cada agente. Por eso todo tiene que estar en la herramienta común desde el primer día.

• Cuando llega alguien: se le da su propio usuario (nunca la contraseña de otro), se le asignan inmuebles y se le explica la página de reglas.
• Cuando alguien se va: se le quita el acceso ese mismo día y su cartera se reasigna. Si todo estaba registrado, quien hereda sus inmuebles ve las visitas, las ofertas y lo hablado con cada propietario.

Los datos de compradores y propietarios son datos personales: quién accede a ellos y cómo se cuidan también es parte de organizar el equipo. Lo básico está en protección de datos en una inmobiliaria.

Cómo lo resuelve InmoCenter

Puedes ver el detalle en las funcionalidades de InmoCenter; lo que toca a este artículo:

• Cartera y actividad por agente: cada agente trabaja con su cartera, sus visitas y sus operaciones, y la dirección ve la actividad completa.
• Responsable de cada inmueble: publicar, ocultar o borrar un inmueble lo hace solo el agente asignado al inmueble o el responsable de la agencia, y un inmueble sin asignar es solo del dueño de la cuenta.
• Asignar y reasignar: asignar o reasignar cartera es del responsable, y solo a agentes de tu propio equipo.
• Operaciones por fases: cada operación avanza por fases visibles para todo el equipo, con su propiedad, su comprador y su responsable.
• Visitas registradas: cada visita guarda cliente, propiedad, hora, resultado y observaciones, y queda en la ficha del inmueble y del contacto.
• Avisos: puedes recibir una notificación interna o un email ante determinados eventos configurados, como un nuevo lead desde la web, una visita o una demanda. Estos avisos van con un módulo común que no entra en todos los planes; los planes y sus precios están en planes.
• Datos de la agencia: los datos de una inmobiliaria no son visibles para otras, y la verificación en dos pasos está disponible.