Fases de una compraventa: de la oferta a la notaría

Las fases de una compraventa inmobiliaria, vistas desde la agencia, son seis: la oferta y la respuesta del propietario, la aceptación y la reserva con arras, la financiación del comprador, la preparación de la documentación, la firma ante notario con la entrega de llaves, y el cierre de la operación en la agencia. Cada una tiene su responsable, sus plazos y sus riesgos. Si el equipo ve en qué fase está cada operación, nada se queda parado sin que nadie lo note.

Fase 1: la oferta y la respuesta del propietario

La operación empieza de verdad cuando un comprador hace una oferta concreta por un inmueble. En esta fase la agencia tiene tres tareas: registrar la oferta tal como es, contársela al propietario y gestionar su respuesta.

De cada oferta conviene dejar escrito el importe, las condiciones y, sobre todo, cómo piensa pagar el comprador: no vale lo mismo una oferta al contado que una que depende de una hipoteca aún no concedida o de vender antes otra vivienda. Si el propietario responde con otro número, esa contraoferta también se registra, para que quede la historia completa de lo que se ha ofrecido por ese inmueble.

Fase 2: aceptación y reserva

Cuando el propietario acepta, la operación pasa de negociación a compromiso. Aceptar es una decisión de una persona, y en ese momento hay que cerrar la puerta a otras ofertas: dos ofertas aceptadas por el mismo piso es un problema serio para la agencia y para el propietario.

Si las partes formalizan el acuerdo con un contrato de arras, ese documento fija la cantidad entregada, su función y el plazo hasta la escritura. Qué debe recoger y qué dice el Código Civil lo explicamos en contrato de arras: lo que debe saber la agencia.

Fase 3: la financiación del comprador

Si el comprador necesita hipoteca, esta fase puede alargar los plazos e incluso hacer caer la operación. La agencia no concede ni tramita la financiación, pero sí puede hacer tres cosas:

• Saber desde la oferta cómo va a pagar el comprador, para pactar plazos realistas en las arras.
• Preguntar con regularidad en qué punto está, sin esperar a que se acerque la fecha de la escritura.
• Avisar al propietario con tiempo si el plazo peligra, en lugar de el último día.

Si el comprador tiene que vender antes su vivienda, la operación depende de otra: conviene tratarlas como dos operaciones enlazadas y vigilar las dos.

Fase 4: la documentación para la firma

Mientras el comprador cierra su financiación, la agencia reúne la documentación del inmueble y de las partes para que la firma no se retrase por un papel. Una lista de trabajo:

• Identificación de vendedores y compradores, y la acreditación de quién firma por quién si hay representantes.
• Información registral actualizada del inmueble y situación de las cargas.
• Recibos y justificantes que pida la notaría o la entidad que financia (impuestos municipales, comunidad de propietarios).
• Los datos y documentos con los que la propia agencia identifica a sus clientes; si tienes dudas sobre ese punto, lo explicamos en prevención del blanqueo en una inmobiliaria.

Cuanto antes se pida cada documento, más margen hay para corregir lo que salga mal: una carga sin cancelar o un titular que no figura donde debería.

Fase 5: notaría y entrega de llaves

La compraventa se firma, normalmente, en escritura pública ante notario, y ese acto tiene consecuencias sobre la entrega. El artículo 1462 del Código Civil establece que, cuando se haga la venta mediante escritura pública, el otorgamiento de ésta equivaldrá a la entrega de la cosa objeto del contrato, si de la misma escritura no resultare o se dedujere claramente lo contrario.

Por eso, si las llaves se van a entregar otro día o el vendedor va a seguir en la vivienda un tiempo, tiene que quedar claro en la escritura o en un documento aparte. La agencia coordina la fecha con todos —vendedor, comprador, notaría y, si la hay, la entidad que financia— y confirma la víspera que no falta nada.

Fase 6: el cierre en la agencia

Firmada la escritura, la operación no está cerrada para la agencia hasta que se hacen tres cosas:

1. Actualizar la cartera: el inmueble pasa a vendido y deja de anunciarse en todos los canales.
2. Cerrar la demanda del comprador y avisar a los compradores que estaban interesados en ese inmueble, para que no se enteren por otro lado.
3. Facturar los honorarios y archivar la documentación de la operación.

El cierre también es un buen momento para preguntar al vendedor y al comprador si conocen a alguien que vaya a vender: acaban de pasar por el proceso contigo y saben cómo trabajas.

Lista de comprobación por fase

Para revisar en la reunión semanal del equipo, operación por operación:

Cómo lo resuelve InmoCenter

InmoCenter no sustituye a la notaría ni a la entidad que financia: ordena el trabajo de la agencia en cada fase. Lo tienes en funcionalidades:

• Operaciones por fases: cada operación avanza por fases visibles para todo el equipo, con su propiedad, su comprador y su responsable. Las operaciones no entran en todos los planes.
• Ofertas con su historia: las ofertas quedan registradas por inmueble, con su historia; cada una guarda cómo se paga, y la contraoferta del propietario queda registrada como tal.
• Decisiones humanas: antes de aceptar una oferta hay que contársela al propietario, aceptarla es una acción humana y no puede haber dos ofertas aceptadas para el mismo inmueble.
• Cartera al día: el feed estándar lleva solo propiedades públicas y disponibles, nunca teaser ni restringido.
• Aviso a los interesados: cuando un inmueble encaja con una demanda, una persona avisa al comprador, con registro de a quién se avisó ya; nunca es automático.