Dossier de venta de un inmueble: qué incluir

Un dossier inmobiliario, o dossier de venta, es el documento que reúne lo que un comprador interesado necesita para decidir si visita el inmueble o si hace una oferta: las fotos en el orden de una visita, el plano, los datos con su origen, la eficiencia energética, los gastos y el entorno, con la fecha en que se preparó. Se prepara en tantas versiones como niveles de confidencialidad tenga el inmueble (público, teaser o restringido), no lleva nunca datos del propietario ni documentos con su DNI, y la versión restringida se entrega de forma controlada.

Para qué sirve el dossier y en qué se diferencia del anuncio

El anuncio sirve para que alguien se interese; el dossier, para que quien ya se ha interesado tenga los datos completos. Se manda después de la primera llamada, se imprime para la visita o se entrega a un comprador que está comparando varias opciones.

Puede ser más largo que el anuncio, pero tiene que decir lo mismo. Si el anuncio da una superficie y el dossier otra, el comprador desconfía antes de ver la casa. Cómo escribir el texto lo contamos en cómo redactar un anuncio inmobiliario.

Qué incluir en el dossier de venta

El contenido básico de un dossier de venta de una vivienda, en este orden:

• Portada: la foto principal, el tipo de inmueble, la zona y el precio.
• Fotos en orden: las mismas del anuncio, en el orden en que se recorrería la casa. Los criterios están en fotos inmobiliarias.
• Plano de la vivienda y, si ayuda a situarla, de su emplazamiento.
• Datos del inmueble: superficie (diciendo si es útil o construida; la diferencia la explicamos en superficie útil y construida), dormitorios, baños, planta, ascensor, orientación y anexos.
• Estado y reformas: qué se ha reformado y qué no.
• Eficiencia energética: la calificación y la etiqueta.
• Gastos: comunidad e IBI, con el último recibo como referencia.
• Entorno: servicios, transporte y colegios cercanos, sin exagerar distancias.
• Precio y condiciones: qué incluye y qué se vende aparte.
• Contacto: el agente responsable del inmueble.
• Fecha y aviso: cuándo se preparó y que los datos pueden cambiar.

Cada dato, con su origen

Un dossier se reenvía y se guarda, así que cada dato tiene que poder sostenerse: de dónde sale la superficie (escritura, plano, medición), de cuándo es el recibo de comunidad, qué se reformó y con qué factura. Apunta el origen en la ficha del inmueble aunque no lo pongas en el documento: cuando el comprador o su asesor pregunten, tendrás la respuesta.

Hay también razones normativas. El Real Decreto 515/1989 se aplica a la oferta, promoción y publicidad para la venta o arrendamiento de viviendas en el marco de una actividad empresarial o profesional dirigida a consumidores. Su artículo 3.2 establece que los datos, características y condiciones relativas a la construcción de la vivienda, a su ubicación, servicios e instalaciones, adquisición, utilización y pago que se incluyan en la oferta, promoción y publicidad serán exigibles aun cuando no figuren expresamente en el contrato. Y su artículo 4 enumera la información que deben tener a disposición del público quienes realicen esas actividades, entre ella el plano general del emplazamiento de la vivienda y plano de la vivienda misma, la descripción de la vivienda con expresión de su superficie útil y el precio total o renta de la vivienda y servicios accesorios y forma de pago.

Si el dossier sirve para ofrecer el inmueble, el Real Decreto 390/2021 dispone en su artículo 15.2 que la etiqueta de eficiencia energética se incluirá en toda oferta, promoción y publicidad dirigida a la venta o arrendamiento del edificio o de parte del mismo.

Tres versiones según la confidencialidad

No todos los inmuebles se enseñan igual, y el dossier tampoco. Si trabajas con tres niveles de confidencialidad, prepara una versión para cada uno:

La versión teaser es útil cuando el propietario no quiere que su casa se vea en ningún sitio, o cuando quieres saber si hay interés antes de enseñar nada. Lo importante es que el nivel lo decida la agencia con el propietario, que quede apuntado en la ficha y que la versión que se manda sea siempre la de ese nivel.

Lo que el dossier no debe llevar nunca

Un dossier sale de la agencia y no vuelve: se reenvía, se imprime, se queda en el correo de alguien. Por eso no lleva:

• Datos del propietario: nombre, teléfono, DNI, situación personal o motivos de la venta.
• Documentos con datos personales a la vista: la nota simple lleva titulares y DNI, igual que las escrituras. Si en la fase de oferta hace falta enseñar alguno, que sea en la versión restringida y con los datos personales tapados.
• Lo que es de la agencia: los honorarios, el precio pactado en el encargo, el margen de negociación o las notas internas.
• Fotos con personas, documentos o matrículas a la vista.

El criterio de fondo lo da el RGPD: según su artículo 5.1.c), los datos personales serán adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados. Para decidir si compra, el comprador no necesita saber quién vende.

Cómo entregar la versión restringida

La versión restringida se entrega a personas identificadas, después de que acepten la confidencialidad, y de forma que sepas quién la ha visto. En la práctica:

• Solo a interesados con nombre y datos de contacto, no a una dirección genérica.
• Con la aceptación previa de un acuerdo de confidencialidad, guardando quién lo aceptó y cuándo.
• Mejor un acceso que puedas retirar que un adjunto que se reenvía sin control.
• Con fecha y vigencia: si el inmueble cambia o se vende, el acceso se cierra.

Lista de comprobación

• Los datos coinciden con el anuncio y con la ficha.
• Cada dato tiene su origen apuntado.
• Superficie con su tipo (útil o construida).
• Calificación y etiqueta energética incluidas.
• La versión que se manda es la del nivel de confidencialidad del inmueble.
• Ningún dato del propietario ni documento con DNI a la vista.
• Ni honorarios, ni precio del encargo, ni notas internas.
• Fecha de preparación y aviso de que los datos pueden cambiar.

Cómo lo resuelve InmoCenter

InmoCenter es un software de gestión inmobiliaria para pequeñas y medianas agencias, y el dossier sale de la misma ficha que el resto:

• Una sola ficha: fotografías, precio, ubicación, estado, características, nivel de confidencialidad y propietario en una sola ficha. La propiedad que das de alta es la misma que aparece en tu portal, en el cruce, en la operación, en la visita y en la documentación.
• Fotos en orden: cuando etiquetas la estancia de cada foto, ordena las fotos como se enseñan en un anuncio, y se conserva una copia maestra de cada foto, sin GPS.
• Confidencialidad: tres niveles por propiedad, público, teaser o restringido, y el feed estándar lleva solo propiedades públicas y disponibles, nunca teaser ni restringido.
• Sala de inversión para lo restringido: una sala por activo, con invitación, aceptación del acuerdo de confidencialidad con registro, acceso a la documentación y trazabilidad. Queda registrado el nombre, el email, la IP y la fecha de la aceptación, y puedes retirar el acceso cuando la operación lo requiera. Lo tienes en inversión y off-market.
• Dossier en PDF: el material para enseñar (dossier en PDF de cada inmueble) está disponible; nace apagado y lo enciende el dueño de la agencia. Sale de una lista blanca de campos de la ficha: nunca los honorarios, el precio del encargo, la dirección exacta, la referencia catastral ni ningún dato del propietario. Lleva siempre la fecha y el aviso de que los datos son orientativos.

El resto de áreas está en las funcionalidades de InmoCenter.