Colaborar con otras inmobiliarias sin conflictos

La colaboración entre inmobiliarias funciona cuando se pacta por escrito antes de enseñar nada: qué inmueble se comparte, cómo se reparten los honorarios, quién habla con el propietario y quién con el comprador, qué información puede pasar de una agencia a otra y cómo se demuestra quién presentó a quién. Con eso claro, compartir una operación permite vender inmuebles que tu cartera de compradores no cubre y encontrar casa a compradores que tu cartera no tiene. Sin eso, la misma operación acaba en una discusión.

Cuándo compensa colaborar con otra agencia

Colaborar compensa cuando la otra agencia tiene lo que a ti te falta para cerrar una operación concreta: el comprador para tu inmueble o el inmueble para tu comprador. Los casos más claros:

• Tienes un inmueble en exclusiva y otra agencia tiene compradores que encajan con él.
• Tu comprador busca en una zona que no trabajas y otra agencia sí.
• El inmueble es poco común y cuantos más compradores lo conozcan, mejor.

Y hay casos en los que no compensa, o no todavía:

• Cuando el propietario no sabe que vas a compartir su inmueble con otra agencia, o no lo quiere.
• Cuando no conoces cómo trabaja la otra agencia ni has hablado con nadie de allí.
• Cuando el acuerdo no está escrito y la visita es mañana: mejor retrasar la visita que empezar sin reglas.

Antes de proponerlo, mira tu propia cartera de demandas: si tienes compradores que encajan, la colaboración puede esperar. Lo explicamos en cruce de demandas: por qué se pierden ventas en la propia cartera.

El acuerdo de colaboración, por escrito

Un acuerdo de colaboración entre agencias no tiene que ser largo, pero tiene que estar firmado por las dos antes de la primera visita. Lo que debería recoger:

1. El inmueble o inmuebles a los que se aplica, con su referencia.
2. Quién tiene el encargo del propietario y en qué condiciones, para que la otra agencia sepa qué puede ofrecer y qué no.
3. El reparto de los honorarios y cuándo se cobra cada parte.
4. Quién habla con quién: conviene que cada agencia trate solo con su cliente y que las comunicaciones con el propietario pasen por quien tiene el encargo.
5. Cómo se presenta a un comprador y cómo se deja constancia de ello.
6. El plazo durante el que vale el acuerdo y qué ocurre si la operación se cierra después con un comprador presentado durante ese plazo.
7. Qué información se puede compartir y con qué cuidado.

Si es la primera vez que trabajas con esa agencia, empieza con un solo inmueble y un plazo corto. Si todo va bien, el siguiente acuerdo ya parte de una base conocida.

Qué información se comparte y cuál no

No todo lo que sabes de un inmueble tiene que salir de tu agencia. La regla útil es compartir lo necesario para que el otro pueda valorar si el inmueble encaja con su comprador, y nada más.

• Se comparte: características, precio, fotos, zona aproximada y condiciones de la operación.
• Se reserva hasta que hace falta: la dirección exacta, los datos del propietario y los documentos del inmueble.
• Para inmuebles confidenciales: primero una presentación sin dirección ni detalles que lo delaten, y la información completa solo después de un acuerdo de confidencialidad.

Los datos personales de los clientes

Pasar los datos de un comprador o de un propietario a otra agencia es un tratamiento de datos personales, y tiene que tener una base que lo permita. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) dice en su artículo 6 que el tratamiento solo será lícito si se cumple al menos una de las condiciones que enumera, como el consentimiento del interesado o que sea necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte.

En la práctica: antes de pasar el nombre o el teléfono de tu cliente a otra agencia, asegúrate de que tu cliente lo sabe y está de acuerdo, y de que el acuerdo de colaboración dice para qué puede usarlos la otra agencia y qué hace con ellos cuando la colaboración termina. Lo básico está en protección de datos en una inmobiliaria.

Dejar constancia de quién presentó a quién

Un conflicto típico entre agencias que colaboran empieza con una pregunta: ¿quién trajo a este comprador? Se evita dejando rastro de cada paso con fecha:

• La comunicación en la que una agencia presenta al comprador a la otra.
• Cada visita, con quién fue, qué inmueble vio y cuándo.
• Cada oferta, con su importe, sus condiciones y la fecha en que se presentó.

Si la operación sigue adelante, esa misma historia es la que se usa para preparar las arras y el resto de fases; lo explicamos en fases de una compraventa: de la oferta a la notaría.

Conflictos que conviene prever

Cómo lo resuelve InmoCenter

InmoCenter no es una bolsa compartida entre agencias: los datos de una inmobiliaria no son visibles para otras. Lo que sí hace es que tu agencia tenga controlado qué se enseña y quede constancia de cada paso. Puedes verlo en cómo funciona:

• Confidencialidad por inmueble: tres niveles de confidencialidad por propiedad: público, teaser o restringido.
• Acceso controlado: sala de inversión con aceptación del acuerdo de confidencialidad y registro de acceso: nombre, email, IP y fecha.
• Visitas con fecha: cada visita guarda cliente, propiedad, hora, resultado y observaciones, y queda en la ficha del inmueble y del contacto.
• Ofertas con su historia: las ofertas quedan registradas por inmueble, con su historia.