Cuánto cuesta un CRM inmobiliario y cómo comparar precios

Cuánto cuesta un CRM inmobiliario depende menos de la cifra de la tarifa que de cómo se calcula: si se cobra por usuario o por agencia, si sube con el número de inmuebles o de agentes, qué módulos entran en la cuota, qué se paga aparte (alta, migración, formación), si hay permanencia y si el precio lleva IVA. Para comparar dos ofertas de verdad, llévalas al mismo escenario: tu equipo, tu cartera y un año de uso, y suma también el tiempo que te costará empezar. Al final tienes lo que cuesta InmoCenter.

Si todavía no tienes claro qué funciones necesitas, empieza por qué debe tener un CRM inmobiliario. Esta guía va de lo otro: de dinero, de letra pequeña y de cómo poner dos presupuestos uno al lado del otro sin engañarte.

Cómo se calcula el precio de un CRM inmobiliario

Las tarifas de software inmobiliario pueden combinar una o varias de estas formas de cobro. Ninguna es mejor por sí misma: lo que importa es cómo se comporta con tu agencia hoy y con la agencia que esperas tener dentro de un año.

La aritmética de cada modelo es sencilla. Uno por usuario se encarece con cada persona que entra en el equipo; uno por agencia reparte la misma cuota entre más gente cuanto más grande es la oficina; uno por volumen te obliga a vigilar cuántos inmuebles tienes activos. Por eso conviene hacer la cuenta con el tamaño de hoy y con el que prevés, no solo con el de hoy.

Lo que puede cobrarse aparte de la cuota

La cuota mensual es la cifra que se ve. Antes de comparar, pregunta por todo lo que puede ir fuera de ella:

• Alta o puesta en marcha. Un pago único por preparar la cuenta.
• Migración de datos. Pasar tu cartera, tus contactos y tus demandas desde la herramienta actual o desde una hoja de cálculo. Pregunta quién hace el trabajo, qué pasa con las fotos y los documentos y qué se queda por el camino.
• Formación. Sesiones para ti o para tu equipo, que unas veces entran en el precio y otras no.
• Soporte. Por qué canal, en qué horario y si cambia según lo que pagues.
• Permanencia. Un compromiso de meses convierte una cuota baja en un gasto fijo largo. Mira también el preaviso para darte de baja.
• IVA. Las tarifas para empresas pueden publicarse con o sin IVA. Compara siempre las cifras en la misma base.
• Cambios de precio. Qué dice el contrato sobre las subidas de la cuota y con cuánta antelación te las comunican.

Los costes que no aparecen en ninguna tarifa

El precio de un CRM no es solo la factura. Hay costes que no salen en ningún presupuesto y que, en los primeros meses, pesan tanto como la cuota.

El tiempo de pasar los datos

Cada inmueble activo necesita su ficha completa: fotos, precio, características, propietario y estado. Haz la cuenta antes de elegir: número de inmuebles activos por el tiempo que tardas en completar una ficha, más los contactos y las demandas que siguen vivos. Si el proveedor no te ayuda a moverlos, ese tiempo lo pones tú. Si hoy trabajas con una hoja de cálculo, limpia duplicados y unifica zonas antes de empezar; los pasos están en CRM inmobiliario en Excel: cuándo se queda corto.

El aprendizaje

Cada persona tarda un tiempo en trabajar con soltura en una herramienta nueva, y ese tiempo no se dedica a captar ni a vender. Una herramienta que nadie usa sale cara aunque la cuota sea baja: si los agentes no registran demandas y visitas, no hay cruce ni seguimiento que valga.

La convivencia y la salida

Mientras conviven la hoja vieja y el sistema nuevo, se apunta todo dos veces. Fija un día a partir del cual solo se trabaja en el nuevo. Y piensa también en el final: el día que quieras cambiar, sacar tus datos en un formato útil puede ser fácil o puede costarte semanas.

Cómo comparar presupuestos

Pide a cada proveedor que responda por escrito a las mismas preguntas y pon las respuestas en una tabla. Lo que no se responde dice tanto como lo que sí.

1. ¿El precio es por usuario, por agencia o por tramos? ¿Cuánto pagarías con un agente más o con el doble de cartera?
2. ¿Qué entra en la cuota y qué módulos se pagan aparte?
3. ¿Hay cuota de alta, de migración o de formación?
4. ¿La cifra que te dan lleva IVA?
5. ¿Hay permanencia? ¿Con qué preaviso te das de baja?
6. ¿Se cobra algo por operación cerrada o por inmueble publicado?
7. ¿Puedes probarlo con tu cartera real antes de pagar? ¿Te piden tarjeta para la prueba?
8. ¿Cómo sacas tus datos si te vas, y en qué formato?
9. ¿Qué soporte tienes y por qué canal?
10. ¿Cómo y cuándo puede cambiar el precio?

Los datos de tus clientes también entran en la cuenta

El CRM guardará datos personales de compradores, propietarios e inquilinos. Cuando un proveedor trata esos datos por cuenta de tu agencia, el RGPD lo llama encargado del tratamiento, y su artículo 28 dice que ese tratamiento se rige por un contrato u otro acto jurídico que establezca el objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad del tratamiento (Reglamento general de protección de datos). Ese contrato debe estipular, entre otras cosas, que el encargado, a elección del responsable, suprimirá o devolverá todos los datos personales una vez finalice la prestación de los servicios de tratamiento, y suprimirá las copias existentes, salvo que el Derecho de la Unión o de los Estados miembros exija conservarlos. Pregunta por ese contrato antes de decidir: es donde queda fijado qué pasa con esos datos cuando termina el servicio.

Cómo hacer la cuenta del primer año

No hace falta conocer los precios de nadie para comparar bien. Aplica la misma fórmula a cada oferta:

• Coste del primer año = cuota mensual por doce meses (por usuario, si es el caso) + alta + migración + formación + las horas de tu equipo para cargar datos y aprender, valoradas a lo que te cuesta una hora de trabajo.
• Coste de los años siguientes = cuota por doce meses + los módulos que prevés añadir + las subidas que permita el contrato.
• Coste de salida = lo que cuesta sacar tus datos y volver a cargarlos en otra herramienta.

Un ejemplo hipotético: dos ofertas con la misma cuota pueden acabar muy lejos una de otra si una exige permanencia y cobra la migración y la otra no. Y una cuota más alta puede salir más barata si incluye lo que la otra cobra como módulo. Si tu cartera o tu equipo van a crecer, repite la cuenta con el tamaño que esperas tener dentro de un año.

Cuánto cuesta InmoCenter

InmoCenter es un software de gestión inmobiliaria prestado en modalidad de software como servicio (SaaS) por AVANZAIA TECH SL, para pequeñas y medianas agencias. Estas son sus respuestas a la lista anterior:

• Precio: Esencial 32 €, Profesional 49 € y Agencia 69 € al mes; los precios de la web son sin IVA.
• Permanencia: sin permanencia en los planes mensuales mostrados.
• Prueba: 14 días de prueba sin tarjeta, para cargar tu cartera real antes de decidir.
• Qué entra en cada plan: no todas las funciones entran en todos los planes. Lo que incluye cada plan está en la página de planes.
• Instalación: funciona en el navegador, en app.inmo.center: no hay que instalar nada y se entra desde el ordenador o el móvil.
• Aprendizaje: «Primeros pasos» dentro de la aplicación para arrancar.
• Datos: los datos de una inmobiliaria no son visibles para otras y pueden exportarse cuando se necesite.

Con la lista de preguntas en la mano, la forma más directa de saber si te compensa es probarlo con tus inmuebles y tus demandas y medir cuánto tardas en tenerlo todo dentro. Si quieres ver antes qué hace cada parte del producto, tienes el detalle en las funcionalidades.