CRM o programa contable: qué lleva cada uno

Un CRM inmobiliario y un programa contable para inmobiliarias no hacen lo mismo ni se sustituyen: el CRM lleva el trabajo comercial de la agencia (inmuebles, propietarios, compradores, visitas, ofertas y operaciones) y el programa contable lleva las cuentas (facturas, gastos, libros e impuestos). Se tocan en pocos puntos —los honorarios que se facturan, los recibos de los alquileres que gestionas, algunos gastos—, y lo que importa es que esos puntos pasen de uno a otro sin teclear dos veces ni perderse por el camino.

Qué lleva un CRM inmobiliario

El CRM inmobiliario lleva todo lo que pasa antes de que haya algo que facturar. Es la herramienta del día a día comercial:

• La cartera de inmuebles, cada uno con su ficha, su propietario y su estado.
• Los compradores y lo que busca cada uno, para cruzarlo con la cartera.
• Las visitas, con lo que pasó en cada una.
• Las ofertas y las operaciones, hasta que se cierran.
• En las agencias que gestionan alquileres, los contratos y sus recibos.

Si quieres verlo con más detalle, está en qué es un CRM inmobiliario y cómo se usa cada día.

Qué lleva un programa contable

El programa contable lleva el dinero de la agencia como empresa: lo que factura, lo que gasta y lo que tiene que declarar. En concreto:

• Las facturas emitidas (tus honorarios) y las recibidas (proveedores, suministros, publicidad).
• Los cobros y los pagos, y su conciliación con el banco.
• Los libros y los modelos de impuestos, que puede preparar una gestoría.

Un programa contable no sabe qué inmueble enseñaste ayer ni qué comprador encaja con qué piso; un CRM no sabe cuánto IVA tienes que ingresar. Por eso se complementan.

Dónde se tocan: honorarios, recibos y gastos

Los dos programas comparten pocos datos, pero esos pocos son los que dan problemas si se copian a mano:

La regla práctica es que cada dato tenga un solo origen. El importe de unos honorarios se decide en la operación; la factura se hace a partir de ese dato, no de un recuerdo.

La factura de tus honorarios: lo mínimo que debe llevar

Por los servicios que presta, la agencia tiene que expedir factura de sus honorarios, y esa factura tiene un contenido mínimo fijado por norma. El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) establece en su artículo 2 que los empresarios o profesionales están obligados a expedir factura y copia de esta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad, «sin más excepciones que las previstas en él».

Su artículo 6 enumera lo que debe contener toda factura. Entre otros datos:

• «Número y, en su caso, serie», con numeración correlativa dentro de cada serie.
• «La fecha de su expedición».
• El nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
• El número de identificación fiscal de quien expide la factura y, en los casos que fija la norma, también el del destinatario.
• El domicilio, tanto de quien expide la factura como del destinatario.
• La descripción de las operaciones, el tipo impositivo aplicado y la cuota del impuesto, que se consigna por separado.

Esa lista es la que tiene que cumplir el programa con el que factures, sea cual sea. Si te lo lleva una gestoría, confírmalo con ella; no es un asunto para resolver de memoria.

Cómo pasar los datos de uno a otro

Sin conexión directa entre los dos programas, lo que funciona es una rutina corta y fija, por ejemplo semanal:

1. Lista de operaciones cerradas en el CRM desde la última vez, con sus honorarios.
2. Una factura por cada una, con la referencia de la operación en el concepto.
3. Recibos de alquiler cobrados en el periodo, para cuadrarlos con el banco.
4. Marca en el CRM qué operaciones están ya facturadas, para que no se repitan.

Para que la rutina sea rápida, el CRM tiene que dejar sacar los datos: exportar la lista de operaciones o de contactos en un formato que entienda el programa contable o tu gestoría. Si además los contactos están limpios y sin duplicar, la factura sale con los datos bien a la primera; lo explicamos en base de datos de una inmobiliaria.

Errores que aparecen cuando no hay rutina:

• Operaciones cerradas sin facturar, porque nadie avisó a quien factura.
• Facturas con los datos del cliente mal escritos, copiados de una nota en vez de la ficha.
• Recibos cobrados que no cuadran con el banco, porque se marcaron en un sitio y no en el otro.
• Dos versiones del mismo importe: la que se pactó en la operación y la que acabó en la factura.

Si solo puedes empezar por uno

Si tu agencia es pequeña, puede que la contabilidad ya la lleve una gestoría desde el primer día, porque los impuestos no esperan. Lo que entonces corre el riesgo de quedarse sin herramienta es la parte comercial: la cartera en una hoja de cálculo, los compradores en el móvil y las visitas en la agenda personal de cada uno. Ahí se pierden seguimientos y oportunidades, y eso es lo que ordena un CRM.

Qué hace InmoCenter y qué no

InmoCenter es un software de gestión inmobiliaria: la herramienta comercial y de gestión de la agencia, no un programa de contabilidad. Puedes ver todo lo que incluye en funcionalidades. En lo que toca a este artículo:

• Operaciones: cada operación avanza por fases visibles para todo el equipo, con su propiedad, su comprador y su responsable.
• Ofertas: quedan registradas por inmueble, con su historia.
• Alquileres: cada contrato recoge inquilino, propiedad, renta, fianza, inicio, día de cobro y actualización; los recibos se generan con un botón y se marcan según se cobran. Lo tienes en alquileres.
• Exportar: tus datos pueden exportarse cuando lo necesites.

Las operaciones y los contratos de alquiler no entran en todos los planes. Los libros, los impuestos y la contabilidad de la agencia los sigues llevando con tu programa contable o con tu gestoría.