Base de datos de una inmobiliaria: contactos en orden

Una base de datos inmobiliaria útil es la lista de todas las personas con las que trabaja tu agencia —compradores, propietarios, inquilinos— con una sola ficha por persona, los datos justos para cada papel, de dónde vino cada contacto y su historia con la agencia. No se mantiene sola: hacen falta tres hábitos, que son buscar antes de crear, apuntar el origen de cada contacto y limpiar con una rutina fija. Sin ellos, en pocos meses tienes al mismo comprador tres veces y propietarios que nadie sabe quién captó.

Una persona, una ficha, aunque tenga varios papeles

La regla de partida es que cada persona tenga una sola ficha en la base de datos de la agencia, aunque sea compradora, propietaria e inquilina a la vez. Puede pasar: quien compra puede tener una vivienda que vender, y el propietario que te encarga un piso puede estar buscando otro.

Si esa persona aparece dos veces —una como comprador y otra como propietario—, nadie ve la relación entre las dos cosas. Y esa relación importa: un comprador que necesita vender antes de comprar no se trabaja igual que uno que paga al contado. Con una ficha única, lo que busca, lo que vende, las visitas que ha hecho y las ofertas que ha presentado se ven juntos.

Qué datos guardar según el papel de cada contacto

Cada papel necesita unos datos concretos, y conviene no pedir más. Una guía práctica:

Lo que no aparece en la tabla —la profesión, el estado civil, la nómina— solo se pide cuando de verdad hace falta para algo concreto y en ese momento. Los datos personales tienen que ser «adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados», como dice el principio de minimización del artículo 5 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Tienes lo básico en protección de datos en una inmobiliaria.

Apunta siempre de dónde viene cada contacto

El origen de cada contacto —la web de la agencia, un portal, una llamada, un cartel, una recomendación— es un dato fácil de olvidar y que gana valor con los meses. Sin él no puedes saber qué canal te trae compradores que acaban comprando y cuál solo te trae llamadas.

Para que sirva, el origen tiene que elegirse de una lista cerrada, no escribirse a mano: «portal», «Portal» y «el portal ese» son tres orígenes distintos para cualquier recuento.

Cómo evitar los contactos duplicados

Los duplicados se evitan antes de crear el contacto, no después. Tres costumbres bastan:

1. Buscar antes de dar de alta. Por teléfono o por correo, que identifican mejor que el nombre: hay muchas María García, pero cada una tiene su número.
2. Escribir los teléfonos siempre igual. Sin espacios ni prefijos unas veces sí y otras no, para que la búsqueda los encuentre.
3. Una sola puerta de entrada. Si los contactos llegan por la web, por los portales y por teléfono, que todos acaben en la misma base de datos y con la misma regla, no cada canal en su lista.

Cuando aparezca un duplicado, fusiónalo en la ficha que tenga más historia y no lo borres sin más: las visitas o las ofertas colgadas de la ficha repetida tienen que pasar a la buena.

Una rutina de limpieza: qué revisar y cada cuánto

Una base de datos inmobiliaria se limpia con una rutina fija, por ejemplo una vez al mes, y no cuando ya no se puede trabajar con ella. Qué revisar:

• Demandas antiguas: compradores que llevan meses sin actividad. Una llamada para preguntar si siguen buscando y, si no, cerrar la demanda.
• Datos que ya no son ciertos: teléfonos que no contestan, correos que rebotan, presupuestos que cambiaron. El RGPD pide también que los datos sean «exactos y, si fuera necesario, actualizados».
• Contactos sin papel: personas que no compran, no venden ni alquilan y con las que no hay relación. Decide qué se conserva y qué no, con criterio y por escrito.
• Contactos sin agente: que cada uno tenga a alguien que lo lleve.

Quién puede ver y tocar esos datos también forma parte del orden: tienes las medidas básicas en seguridad de los datos en una inmobiliaria.

Tus datos, siempre exportables

La base de datos es de la agencia, así que tiene que poder sacarse entera de la herramienta en la que esté: para tener una copia, para analizarla o para cambiar de programa algún día. Antes de elegir dónde guardarla, pregunta cómo se exporta y en qué formato.

Cómo lo resuelve InmoCenter

Si no conoces la herramienta, empieza por qué es un CRM inmobiliario; el detalle está en funcionalidades. Lo que toca a este artículo:

• Una persona, una ficha: una persona puede ser compradora y propietaria a la vez, con sus demandas, visitas, operaciones y estudios en la misma ficha.
• Anti-duplicados: al dar de alta a una persona, InmoCenter reutiliza el contacto que ya exista con el mismo teléfono o el mismo email en vez de crear otro; por eso conviene escribir los teléfonos siempre igual. Los formularios buscan por nombre, email o teléfono dentro de tu agencia.
• Demandas vinculadas: cada demanda recoge tipo, zona, presupuesto, dormitorios y superficie y queda vinculada al contacto.
• Historia en la ficha: cada visita queda en la ficha del inmueble y del contacto, y las ofertas quedan registradas por inmueble, con su historia.
• Tus datos son tuyos: los datos de una inmobiliaria no son visibles para otras y pueden exportarse cuando lo necesites.